按照活动来整理个人信息有多大帮助呢？

《Behaviour & Information Technology》：How helpful is it to organize personal information by activity?

本研究通过对比实验，评估了基于活动、主题和时间管理的分类方法在个人信息管理中的有效性。结果表明，活动分类在自然性、易用性和检索效率上更优，但与自由形式无显著差异。定性分析显示参与者倾向于在高层使用活动分类，底层结合其他概念如类型和主题。

　　在当今信息高度数字化的时代，个人信息管理（PIM）已成为知识工作者日常活动中不可或缺的一部分。随着工作内容日益复杂，知识工作者需要处理大量信息资源，包括电子邮件、文档、电子表格等，这些资源在不同的场景下具有不同的用途和价值。因此，如何高效地组织和检索这些资源成为研究者关注的重点。本文探讨了基于活动的分类方式是否优于其他常见的分类方法，如按主题或按时间管理属性分类，并评估了自由形式分类的优劣。

在信息管理领域，人们普遍认为，组织信息资源时，采用一种与信息用途紧密相关的分类方式可能更有效。活动，作为一种高阶的、有目的的工作单元，可以涵盖如撰写论文、设计花园、训练足球队等行为。通过将资源与特定活动关联，用户能够更容易地定位和使用相关的信息，这在某种程度上与人的认知方式相契合，因为活动常常与个人的日常生活、工作职责以及学习目标密切相关。这种分类方式的优势在于，它能够将资源按照其在实际情境中的使用场景进行组织，从而减少信息碎片化的问题，提高资源的可用性和可追溯性。

然而，传统的分类方法，如图书馆分类系统，主要依赖于主题或内容，这些分类方式虽然成熟，但往往难以适应个人化的信息管理需求。例如，图书馆分类系统如杜威十进分类法和国会图书馆主题分类法，旨在对大规模资源进行系统性组织，但它们通常缺乏对用户实际使用场景的考虑。相比之下，基于活动的分类方式更注重用户的具体行为和目标，能够更自然地反映信息的用途。此外，时间管理属性分类方式虽然与任务的优先级和截止日期相关，但可能在实际应用中显得不够灵活，难以应对不断变化的个人需求。

本文通过实验研究的方法，对四种分类方式进行比较：基于活动、基于主题、基于时间管理属性和自由形式分类。研究对象为74名具有相似教育背景和职业目标的研究生，他们被随机分配到不同的小组，每个小组负责根据指定的分类方案设计一个信息组织系统。研究过程中，参与者需要对特定情境下的信息资源进行分类，并填写问卷以表达他们对这些方案的看法。问卷主要关注分类方案的直观性、易用性、可扩展性以及检索效率等方面。

实验结果显示，虽然所有四种方案都被认为具有一定的优势，但基于活动的分类方式在整体上更受参与者信任。尽管自由形式分类被认为是最具自主性的选择，但大多数参与者在设计时仍然倾向于在较高层级上采用基于活动的分类方式，而在较低层级上结合其他分类概念，如文档类型或主题。这表明，基于活动的分类方案虽然不是唯一的选择，但能够为知识工作者提供一个更自然、更有效的信息组织框架。此外，基于活动的分类方式在预测未来使用时，被认为更易于实施和维护，并且在实际检索中可能更具优势。

研究还发现，尽管自由形式分类在一定程度上提供了更大的灵活性，但其在实际操作中可能会面临管理复杂性的问题。相比之下，基于活动的分类方式虽然也有一定的局限性，如可能导致分类层级过于宽泛，但其在信息组织和检索方面表现出更强的实用性。这与一些理论研究相呼应，例如活动理论（Activity Theory）认为，人的行为和活动是相互关联的，资源的组织应围绕具体的活动进行，而不是单纯的分类。活动理论强调了活动、目标、工具和环境之间的关系，认为有效的信息管理应基于这些要素进行整合。

在分析过程中，研究者采用了非参数统计方法，如Kruskal-Wallis检验和Wilcoxon秩和检验，以评估不同分类方案的有效性。同时，为了更深入地理解参与者的行为，研究者还进行了探索性的定性分析，以识别自由形式分类中所隐含的分类概念。结果表明，尽管自由形式分类没有受到严格的约束，但参与者仍然倾向于在较高层级上采用基于活动的分类方式，而在较低层级上使用其他分类方法，如文档类型或主题。这说明，基于活动的分类方式可能在信息管理实践中具有更广泛的应用价值。

此外，研究还发现，参与者对于基于活动的分类方式的偏好与他们的实际使用经验存在一定的关联。尽管所有分类方式在一定程度上都被认为是有效的，但基于活动的分类方式被认为更符合用户的实际需求。这种分类方式能够帮助用户更自然地组织信息，使其在不同任务和项目中更容易找到相关资源。同时，它还能促进信息的可追溯性，使用户在需要时能够快速定位和使用历史资源。

然而，研究也指出了其局限性。首先，研究样本主要由研究生组成，可能无法完全代表所有知识工作者的多样性。其次，实验设计中的角色扮演方式可能无法完全模拟真实环境中的信息管理行为。此外，研究并未充分考虑信息碎片化的问题，即资源可能分布在不同的软件工具和设备中，这可能影响分类方案的实际效果。因此，未来的研究可能需要进一步探索这些分类方式在真实工作环境中的应用效果，并考虑如何结合多种分类维度以提高信息管理的效率。

综上所述，本文的研究结果支持了基于活动的分类方式在个人信息管理中的有效性。尽管它并非唯一的解决方案，但能够为知识工作者提供一个更加自然和实用的信息组织框架。未来的研究可以进一步探讨如何优化基于活动的分类方式，以及如何将其与其他分类维度结合，以实现更全面的信息管理。此外，研究者还可以关注如何通过信息素养培训等方式，帮助知识工作者更好地理解和应用基于活动的分类策略。